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As empresas que terceirizam serviços conhecem os riscos que correm? Não, na maioria dos casos. Essa é a conclusão de uma pesquisa publicada pela KPMG internacional sob o título Third-Party Risk Management -- Outlook 2022. A KPMG pesquisou junto a 1.263 profissionais seniores em gestão de riscos de terceiros (GRT), cobrindo seis setores em 16 países, incluindo o Brasil. Resumindo, a pesquisa concluiu que: (1) incidentes com terceirizados estão desestabilizando negócios e lesando reputações; (2) as organizações têm subestimado a necessidade de um programa robusto de GRT, o que gera orçamentos insuficientes; (3) a tecnologia ainda não está entregando o que prometeu; (4) o desafio de recursos limitados veio para ficar; e (5) a maioria dos negócios não consegue manter modelo operacional adequado de GRT.

Trabalho análogo a escravidão, ação judicial movida por fornecedores, empregados ou o Fisco, degradação ambiental, racismo, são matérias que nenhuma empresa quer ver em sua operação ou em sua cadeia produtiva. Como garantir que elas não aconteçam? Afinal, as ações dos terceirizados e quarteirizados influem no produto final de uma forma ou de outra. Ameaças rondam qualquer empresa, por pequena que seja, e quando se concretizam podem trazer grandes danos, no mínimo para a imagem de quem a contratou.

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O recente caso das vinícolas no Sul do Brasil deixou muita gente de sobreaviso: agentes públicos, contratantes, consumidores. Redes de supermercado tiraram as marcas da prateleira, os nomes das contratantes surgem em primeiro plano nas conversas sobre o assunto, quem cometeu a fraude fica um tanto anônima sob o nome geral de “terceirizada”. Diante de uma imagem danificada, o consumidor final substitui o produto pelo do concorrente. Estudos de marketing indicam que recuperar um cliente perdido tem custo maior do que conquistar cliente novo.

Ameaças rondam qualquer empresa e riscos são inerentes a todas as atividades humanas.

Em geral, as organizações têm a prática saudável de avaliar, antes da contratação, as ameaças que rondam seus terceiros, fazendo due diligence -- a devida diligência. Infelizmente, uma vez feito o contrato, negligenciam o controle, passam a correr riscos que poderiam ser evitados com uma simples rotina de verificação. Para agravar, a lógica normalmente seguida é contratar quem cobra menos, enganar-se quanto à gravidade dos riscos e confiar que nada de ruim irá acontecer. Mas menor preço pode corresponder a maior preocupação com compliance.

Matéria no blog da FIA Business School de dezembro de 2018 lembra que terceirização é uma relação B2B -- business to business -- e decidir entre ficar com uma área ou terceirizá-la demanda verificar se realmente vale a pena.

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A burocracia diminui e a tomada de decisão fica mais simples na terceirização. A empresa contemplada, entretanto, precisará assumir encargos e ainda obter lucro. É preciso saber se o lucro é obtido à custa dos empregados, com “menor remuneração, menos benefícios (alimentação, moradia, transporte e assistência médica), jornada de trabalho mais extensa e trabalho em ambientes com maior nocividade à saúde”, diz a matéria.

É preciso saber se o lucro é obtido à custa dos empregados.

A terceirização vem aumentando no Brasil e no mundo. Começou com atividades periféricas e foi alcançando atividades estratégicas, chegando atualmente a contar com grandes contingentes nas dependências da contratante. Isso aumenta as fontes de ameaça. Assim, por exemplo, se ocorrer um acidente fatal com funcionário terceirizado, é a imagem da cliente que ficará em xeque, mesmo que sejam bem resolvidos todos os demais aspectos do acidente (trabalhista, preventivo, psicológico, jurídico, e etc.). Em outra situação, se o terceirizado fornecedor de matéria-prima estiver sem crédito e por isso não conseguir comprar insumos, atingirá em cheio a produção da contratante.

Concluindo o relatório da pesquisa, a KPMG recomenda para organizações com nível inicial ou médio de maturidade:

• Antes de fechar o contrato, fazer levantamento dos riscos da terceirizada, priorizando riscos-chaves na indústria ou serviço envolvido.
• Se houver pouco orçamento, colocar foco nos riscos ligados aos serviços mais críticos.
• Estabelecer um plano contínuo de monitoramento durante a vigência do contrato. O controle deve ser feito pelo coordenador do relacionamento com terceirizadas, com supervisão das áreas responsáveis pelos diferentes riscos.
• Estabelecer programa de governança para a resolução de problemas que surgirem em GRT com políticas apropriadas e estabelecimento de papéis e responsabilidades.

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Para empresas com grau mais avançado de maturidade, são estas as recomendações da KPMG para otimizar a GRT:

• Ter ferramentas de automação para racionalizar as due diligences, reduzir custos e agilizar a tomada de decisão.
• Facilitar a classificação dos riscos: (a) utilizando perfil de risco padrão para grupos homogêneos de terceirizados; (b) acessando diretamente a ordem de serviço quando houver um risco nominal; (c) gerando contratos padronizados, com menos questões associadas a cada categoria de risco, utilizando relatórios referentes às áreas em foco, verificando sempre se é preciso maior detalhamento em um ou outro caso.
• Mapear serviços específicos para produtos e processos internos, a fim de garantir a continuidade das entregas, caso algum conflito exija a desvinculação da terceirizada.
• Ter um centro de excelência que perpasse todas as operações da empresa. Essa é uma das melhores soluções quando os recursos são limitados e os terceirizados são numerosos.
• Gerir quarteirizados e afiliados com igual rigor e em passos alinhados à GRT.

Terceirizar tarefas agrega especialização de pessoas e de conhecimento e, portanto, é uma excelente opção para garantir qualidade às operações. Demanda, entretanto, controlar os novos riscos que cada terceirizada traz. Como corresponsável para o bem e para o mal, o contratante necessita manter seu GRT sempre atualizado.

Due diligences feitas ao longo de meses dão o raio X da terceirizada. Se ela não estiver saudável em alguma área, é possível alertar a tempo o departamento jurídico, sugerir ações preventivas como visitas e sondagem do clima entre os funcionários e outros procedimentos.

O resultado dessas ações pode levar inclusive ao cancelamento do contrato antes que algo aconteça e o cliente seja obrigado a ter ações reativas.

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Há tempos, grandes organizações controlam mensalmente os riscos de terceiros como cláusula contratual. Fazem a pesquisa por meio de software ou compram o serviço de empresas especializadas no assunto. Nos últimos anos, as organizações que assumem o compromisso de serem ambientalmente sustentáveis, socialmente responsáveis e administradas de forma correta têm sido denominadas empresas ESG -- Environment, Social & Governance (no Brasil: ambiente, sociedade e governança). Sob a Agenda ESG, controlar os riscos de terceiros torna-se ainda mais crucial.

Daí a inspiração de nossa empresa, Plataforma t-Risk, para desenvolver o Módulo de Gestão de Riscos ESG - Due diligences digital, que avalia riscos próprios e de terreiros. O t-Risk ESG é um data miner que busca informações em sites públicos do Ibama, Receita Federal, Ministério do Trabalho, tribunais, prefeituras, cartórios de notas etc. Em menos de cinco minutos, o cliente recebe o relatório sobre a situação do terceirizado em diferentes aspectos, tornando o monitoramento e a tomada de decisão ágeis e eficazes.

O monitoramento contínuo, têm mais efetividade e segurança em seus controles.

O mesmo relatório costuma levar de quatro a cinco semanas quando feito por empresas-padrão, ao custo 50 vezes maior. A diferença é que essas empresas, além do relatório, também formulam recomendações a partir do que for encontrado. Para clientes que têm como obter internamente as recomendações, a vantagem do t-Risk ESG está nos ganhos de escala e tempo. Com preço bem menor, ele permite aumentar a frequência da pesquisa. Clientes nossos que incluíram GRT em seus pacotes de serviço relatam que gerenciar os riscos agora faz parte da estratégia. O acompanhamento de terceirizados passou de semestral ou anual para mensal e, com o monitoramento contínuo, têm mais efetividade e segurança em seus controles.

Manter terceirizados requer cuidados especiais, demanda proatividade diante dos riscos assumidos. Boa gestão de riscos de terceiros evita surpresas negativas que minam o lucro da organização. Ao gerenciar riscos de terceiros a organização diminui incertezas em relação aos seus objetivos futuros, entre eles, lucratividade e reputação.

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Sobre a Plataforma t -Risk

A Plataforma t-Risk (SaaS) está disponível desde 2015 para apoiar as organizações no gerenciamento de seus riscos. Ferramenta analítica que auxilia na identificação, análise e avaliação de riscos, além de apoiar nos processos de priorização e tratamento dos riscos. Está em conformidade com o processo de gestão de riscos definido na ISO 31000. Disponível em português, inglês e espanhol, aumenta em até 80% a produtividade.

Após definição dos controles que serão implantados, melhorados ou mantidos, para manter os riscos dentro do apetite ao risco da organização, ainda será possível monitorar todos os projetos, tarefas e controles através do módulo 5W2H para gestão de projetos.

O Módulo de Gestão de Riscos de terceiros da Plataforma t-Risk, alinhando com a agenda ESG, colabora com a transformação digital das organizações, revolucionando o processo de gestão dos riscos de terceiros, proporcionando tomada de decisão ágil, eficaz, reduzindo custos em inúmeras atividades, como:

 

• Avaliação de riscos de terceiros (fornecedores e parceiros) através de pesquisas automatizadas em bases de dados oficiais;
• Monitoramento permanente dos riscos ESG (próprios e terceiros);
• Apoio em processos de fusão e aquisição;
• Auditorias, Due Diligence remotas e apoio nos processos de investigação;
• Plano de ação (5W2H) para mitigar riscos, monitoramento de pendências e prazos das tarefas com envio automático de e- mails;
• Gráficos e dashboards para acompanhamento em tempo real através de Power BI (Microsoft);
• Criação rápida e flexível de relatórios para reuniões de conselho;
• Simplicidade nos processos de coleta, cálculo e geração de relatórios.

Visite nosso site em www.totalrisk.com.br

Referências:

Third-Party Risk Management -- Outlook 2022 (Gerenciamento de riscos de terceirizados – Panorama 2022). Disponível em https://kpmg.com/xx/en/home/insights/2022/01/third-party-risk-management-outlook-2022.html

Terceirização: O que é, Vantagens e Desvantagens e Legislação. Disponível em: https://fia.com.br/blog/terceirizacao/.

Módulo t-Risk ESG: https://www.totalrisk.com.br/pt_BR/produto/trisk-esg.